Bạn đang điều hành một tổ chức phi lợi nhuận hàng trăm triệu đồng hay chỉ là một dự án nhỏ: Dù với quy mô nào, mấu chốt để làm nền tảng cho một tổ chức vẫn là tài chính. Vì vậy, một kế hoạch gây quỹ cụ thể là điều đầu tiên bạn cần phải làm để có thể thực hiện thêm nhiều hoạt động ý nghĩa và giá trị khác. Đừng để bạn và tổ chức của mình bị gián đoạn chỉ vì bỏ qua các quy trình gây quỹ này. Thay vào đó, hãy cùng đội ngũ của mình bắt tay vào việc lập kế hoạch gây quỹ nhé!
Kế hoạch gây quỹ cho Tổ chức Phi lợi nhuận (NPO) là gì?
Kế hoạch gây quỹ là bộ tài liệu sắp xếp tất cả các hoạt động gây quỹ trong một giai đoạn thời gian cụ thể (thường là 1 năm). Nhìn chung, kế hoạch này bao gồm thời gian chi tiết, chiến lược cho các chiến dịch, kế hoạch kết nối với nhà tài trợ, chi tiết sự kiện và mục tiêu truyền thông một cách cụ thể. Một kế hoạch gây quỹ giúp bạn định hướng và tập trung thực hiện nhiệm vụ trọng yếu cho cả một năm.
Tại sao bạn cần một kế hoạch gây quỹ?
Đầu tiên, một kế hoạch gây quỹ cần được thực hiện bởi tất cả thành viên bao gồm nhân viên chính thức, tình nguyên viên, ban quản trị. Họ phải biết cụ thể họ cần làm gì trong giai đoạn hoặc thời gian nào, cũng như là kết quả công việc của họ được dự đoán thành công ra sao. Những bản kế hoạch này cũng rất quan trọng vì nó thay đổi toàn bộ quan điểm gây quỹ của một tổ chức.
Trong thực tế, việc gây quỹ đôi khi bị tác động bởi các biến động xã hội. Các vấn đề như suy thoái kinh tế, thay đổi pháp lý về gây quỹ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Một bản kế hoạch gây quỹ nên vạch rõ quá trình hành động với đa dạng các nguồn quỹ để giảm bớt áp lực tổ chức mình khi có vấn đề phát sinh. Tóm lại, nếu bạn không có một chiến dịch gây quỹ hiệu quả, thì bạn cần thêm một kế hoạch để giải quyết các vấn đề đó.
6 Bước xây dựng kế hoạch gây quỹ thành công
Bạn và những người đồng hành đã sẵn sàng để lập một kế hoạch gây quỹ? Để bắt đầu, bạn đừng quên thực hiện theo 6 bước sau để đảm bảo bản kế hoạch của bạn thật sự hiệu quả.
(1) Đồng thực hiện
Khi lập kế hoạch gây quỹ, bạn cần có sự trợ giúp của tất cả mọi người, tìm ra những người liên quan đến quy trình lập kế hoạch. Mặc dù, đội phát triển có thể độc lập chịu trách nhiệm gây quỹ, nhưng để có kết quả nhất quán, kế hoạch cần được tham gia bởi mọi thành viên trong tổ chức.
Bây giờ, hãy cùng xem xét các thành viên có liên quan đến bản kế hoạch. Đầu tiên, không thể thiếu là ban quản trị. Sự ủng hộ của họ là cần thiết để quyết định bản kế hoạch này được thực hiện hay không. Đối với những tổ chức nhỏ chỉ có một hoặc hai nhân viên thì lời khuyên của ban quản trị và sự trợ giúp của họ để lập bản kế hoạch là lời khuyên tốt nhất.
Các tổ chức lớn hơn có nhiều phòng ban hơn nên tập trung tạo bản kế hoạch với sự hỗ trợ từ trên xuống. Theo đó, tốt nhất nên bao hàm ban lãnh đạo, ban phát triển nguồn quỹ và những người thuộc ban truyền thông. Nếu như bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy xin ý kiến của các chuyên gia tư vấn. Họ có thể giúp bạn bắt đầu và thậm chí hướng dẫn bạn trong cả quá trình nếu bạn yêu cầu hỗ trợ thêm.
(2) Đặt mục tiêu gây quỹ
Mục tiêu gây quỹ nên dựa trên những khoản quỹ giúp vận hành tổ chức của bạn. Chúng ta nên bắt đầu bằng việc xem lại các báo cáo tài chính trong ba năm vừa qua là bao nhiêu. Nếu không có sẵn dữ liệu hoặc bạn chỉ mới là một dự án khởi nghiệp, bạn có thể ước tính ngân sách hoặc kiểm tra số liệu của các tổ chức tương tự.
Ghi lại số tiền chính xác bạn cần sử dụng cho năm tới sau đó xây dựng từng mục tiêu rõ ràng. Nếu bạn thấy được sự phát triển của tổ chức trong tương lai, hãy nâng cấp mục tiêu hàng năm của bạn dựa vào những dự đoán phát triển.
(3) Bám vào sứ mệnh
Như vậy, bạn đã có một đội ngũ hoàn hảo và những mục tiêu cơ bản để thực hiện. Bây giờ chúng ta cần đảm bảo những mục tiêu này sẽ gắn với sứ mệnh của bạn. Sứ mệnh của một tổ chức cần trả lời được các câu hỏi sau:
· Tại sao tổ chức của bạn được vận hành?
· Tổ chức của bạn đang tạo ra những thay đổi gì cho thế giới?
Kế hoạch gây quỹ có căn cứ bởi cách mà những khoản tiền này hỗ trợ thực hiện sứ mệnh của bạn. Đừng xem như chúng ta chỉ đang quyên góp tiền, bạn cần nhận thức số tiền này sẽ là nền tảng để tạo ra những điều khác biệt. Vì thế hãy phân tích sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức, sau đó gắn kết với nhau. Hãy giải thích, liệt kê chi tiết khoản tiền cần thiết để hoàn thành sứ mệnh mà tổ chức đã đặt ra.
3 Bước đầu xây dựng kế hoạch gây quỹ
(4) Chọn phương pháp cụ thể
Sau khi liên kết mục tiêu và sứ mệnh, hãy vạch ra những cách thức gây quỹ. Kế hoạch gây quỹ phải thật chi tiết để tất cả mọi người đều có thể hiểu được.
Danh sách các chiến lược gây quỹ có thể sử dụng:
· Các chiến dịch gây quỹ cộng đồng
· Đối thoại trực tiếp với Nhà tài trợ
· Gọi điện thoại liên hệ
· Chiến dịch gửi thư/ đơn xin tài trợ
· Chiến dịch marketing qua email
· Các sự kiện gây quỹ
· Gây quỹ trong các dịp lễ (Thank- a-Thon)
· Hoạt động trợ cấp và tặng quà
· Hợp tác quyên góp và phát triển quan hệ đối tác
· Chiến dịch quyên góp định kỳ
· Thực hiện các khoản trợ cấp theo tháng
Theo đó, bạn cần vạch ra các bước cần thực hiện cho mỗi hoạt động trên bao gồm tập huấn cho các tình nguyện viên, chuẩn bị giấy tờ, mọi thứ cần thiết hoặc tạo ra một website cho riêng chiến dịch này. Để thực hiện các chiến lược gây quỹ, bạn sẽ thực sự cần thời gian. Vì vậy, đừng quên xét kĩ các hoạt động ngắn hạn và dài hạn. Hiện tại điều bạn cần tập trung vào là gì và bạn có thể mở rộng những chiến lược gây quỹ nào nếu như tổ chức của bạn cần thêm tiền tài trợ?
(5) Lập kế hoạch dài hạn
Nếu tổ chức của bạn có bản kế hoạch chiến lược, thì bản kế hoạch gây quỹ phải gắn liền với chiến lược đó. Các bản kế hoạch cho 1 năm, 3 năm và 5 năm rất ích lợi cho các tổ chức NPO và bạn cũng có thể tạo một kế hoạch gây quỹ theo những giai đoạn thời gian như vậy.
Kế hoạch gây quỹ trong 1 năm phải thật chi tiết. Một kế hoạch cần thông tin cụ thể những hoạt động gây quỹ sẽ tổ chức trong suốt một năm. Kế hoạch trong vòng 3 năm hoặc 5 năm có thể mang tính tổng quan hơn nhiều. Bạn cần tập trung vào những hoạt động nổi bật trong tháng, và luôn nhắm vào mục tiêu cuối cùng của bạn. Nếu bạn nhìn thấy sự phát triển của tổ chức cũng như nhu cầu về nguồn tài trợ trong vòng 5 năm tới, hãy lập ra một bản kế hoạch sơ lược các bước cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu này.
(6) Lên lịch trình cụ thể
Đến bước này, thông tin về kế hoạch gây quỹ đã được tổ chức mình soạn ra cụ thể. Mọi thành viên bạn đã thống nhất về các mục tiêu tài chính gắn với sứ mệnh của tổ chức, các chiến thuật gây quỹ đã được cụ thể hóa và sắp xếp khung thời gian trong 1 năm, 3 năm hay 5 năm rõ ràng. Như vậy, đã đến lúc bạn lập ra một lịch trình cụ thể. Lịch trình gây quỹ giúp bạn duy trì công việc ổn định trong cả năm. Kì nghỉ lễ luôn là khoảng thời gian bận rộn nhất của các tổ chức gây quỹ. Các bước cần thực hiện trong lịch trình như đặt ra mục tiêu, vận hành website, tập huấn cho các tình nguyện viên trước khi mùa cao điểm bắt đầu.
Đánh dấu các mốc deadline, kế hoạch truyền thông, và chiến lược duy trì mối liên hệ với nhà tài trợ. Việc bám sát các deadline này sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đúng hạn, thậm chí xử lý vấn đề nảy sinh kịp thời.
Tại mỗi cuộc họp phát triển, bạn phải luôn nắm chắc lịch trình gây quỹ. Nó chính là công cụ tuyệt vời giúp bạn ghi nhớ diễn biến kế hoạch và mục tiêu của bạn. Một khi tổ chức phát triển hơn, kế hoạch gây quỹ của bạn có khả năng sẽ thay đổi, nhưng điều đó không thành vấn đề. Bởi vì chúng vẫn là những văn bản nội bộ và bạn vẫn có thể linh hoạt để điều chỉnh cho phù hợp.
3 Bước sau xây dựng kế hoạch gây quỹ
Cuối cùng, trong gây quỹ, không bao giờ được hành động theo phán đoán. Bạn sẽ dễ dàng nhận lấy thất bại nếu không có kế hoạch rõ ràng. Dành thời gian để lập kế hoạch sẽ mang lại lợi ích xứng đáng, giúp tổ chức của bạn hoàn thành tốt mục tiêu trong những năm sắp tới.
Nguồn: CauseVox
Dịch bởi đội ngũ ASIF
---------------------------------------
Theo dõi fanpage và website ASIF để cập nhật đầy đủ và sớm nhất thông tin các dự án.
Facebook: https://www.facebook.com/ASIF.NPO
Website: https://asif.foundation/
Liên hệ đồng hành cùng chúng tôi qua email: contact@asif.foundation