Điều Phối Viên Hành Chính Văn Phòng
Vận HànhĐiều phối vận hành văn phòng hằng ngày, mua sắm và hỗ trợ hành chính cho các hoạt động Nhân sự & Văn hóa, vận hành dự án và hành chính điều hành tại văn phòng TP.HCM của ASIF Foundation.
Điều Phối Viên Hành Chính Văn Phòng chịu trách nhiệm điều phối hoạt động hành chính văn phòng hằng ngày, đồng thời hỗ trợ hành chính cho các mảng Nhân sự & Văn hóa, vận hành dự án và hành chính điều hành. Làm việc chặt chẽ với Trưởng phòng Vận hành và các nhóm liên phòng ban, vai trò này đảm bảo vận hành văn phòng hiệu quả, dịch vụ nội bộ kịp thời và hỗ trợ hành chính hiệu quả để tổ chức triển khai các chương trình chất lượng cao.
- Vận hành văn phòng hiệu quả và ngăn nắp.
- Trải nghiệm onboarding suôn sẻ cho nhân viên, thực tập sinh và tình nguyện viên.
- Hồ sơ nhân sự và hành chính chính xác, bảo mật.
- Hỗ trợ hành chính kịp thời cho dự án và hoạt động tổ chức.
- Dịch vụ nội bộ chất lượng cao và sự hài lòng của các bên liên quan.
- Điều phối vận hành văn phòng hằng ngày, cơ sở vật chất, thiết bị, vật tư và hậu cần nơi làm việc.
- Điều phối mua sắm hàng hóa/dịch vụ văn phòng và duy trì quan hệ với nhà cung cấp.
- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, sự kiện nhân viên và các hậu cần hành chính khác.
- Hỗ trợ hành chính xuyên suốt vòng đời dự án, bao gồm di chuyển, hậu cần thực địa và tài liệu.
- Hỗ trợ hành chính tuyển dụng, onboarding/offboarding và hồ sơ nhân sự.
- Hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép và vòng đời nhân viên.
- Tốt nghiệp Đại học ngành Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Quản lý hoặc ngành liên quan.
- 1–2 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng hoặc hỗ trợ dự án; sinh viên mới ra trường có tiềm năng vẫn được khuyến khích ứng tuyển.
- Thành thạo Microsoft Office 365, Google Workspace và các công cụ cộng tác số.
- Thành thạo tiếng Việt; có kỹ năng giao tiếp tiếng Anh là một lợi thế.
- Hành chính Văn phòng & Dự án
- Điều phối Mua sắm & Nhà cung cấp
- Tài liệu & Tổ chức
- Giao tiếp
- Quản lý Thời gian & Chú trọng Chi tiết
- Ứng dụng Công nghệ số & AI
- Giải quyết Vấn đề
- Định hướng phục vụ, chủ động, đáng tin cậy và linh hoạt trong môi trường dự án năng động.
- Ngăn nắp, chú trọng chi tiết và cam kết học hỏi, cải tiến liên tục.
- Thể hiện sự chính trực và chuyên nghiệp; đam mê hỗ trợ các sáng kiến tác động xã hội.
Chế độ đãi ngộ cạnh tranh phù hợp với thông lệ ngành phi lợi nhuận, bao gồm phúc lợi sức khỏe, cơ hội phát triển chuyên môn, đào tạo bài bản và môi trường làm việc hợp tác, vì mục tiêu chung.
Toàn bộ nhân viên có trách nhiệm tuân thủ chính sách, Quy tắc Ứng xử và các chuẩn mực đạo đức của ASIF, đồng thời duy trì và nâng cao uy tín chuyên nghiệp của tổ chức trong mọi tương tác nội bộ và bên ngoài.
